Hvorfor bør kommuner velge funksjonsbasert klassifikasjon?

Hva er funksjonsbasert klassifikasjon?

Funksjonsbasert klassifikasjon innebærer å organisere dokumentasjon basert på kommunens eller virksomhetens aktiviteter, oppgaver og funksjoner, i stedet for tradisjonelle saker og dokumenter. Denne metoden reflekterer hvordan arbeidet utføres, og legger grunnlaget for mer logisk og effektiv dokumenthåndtering.

Å lagre dokumentasjon basert på aktiviteter gir en mulighet for mangfoldet av fagsystemer å utveksle informasjon. Funksjonsbasert klassifikasjon er et felles språk som gjør at systemene forstår hvilken informasjon vi søker.

Det første en virksomhet vanligvis må gjøre, er å lage en funksjonsanalyse. Det vil si å kartlegge alle ansvarsområdene, funksjonene, oppgavene og de faktiske handlingene i virksomheten. Deretter skal alt dette settes i system og gis en unik kode. Når systemet er satt opp, skal det brukes til å arkivere, gjenfinne, gruppere og analysere informasjon, basert på handlingen som er blitt gjort, ikke på saken eller dokumentet.

K-koder er en funksjonsbasert klassifikasjon for kommuner og fylkeskommuner, hvor funksjonsanalysen og systembyggingen allerede er gjort. Premisset for oppbyggingen er: Hvilke ansvarsområder, funksjoner og oppgaver har kommunesektoren? Alt skal kartlegges og alt skal så settes i et system som skal kunne brukes som et felles språk og som en komplett klassifikasjon.

Med andre ord, funksjonsbaserte K-koder gir deg felles begreper som du kan bruke i egne digitale løsninger i din kommune.

Stephanie Løvenskiold, Redaktør i KF

I tillegg til å være arkivnøkler, er K-koder et språklig og organisatorisk rammeverk for å:

• bygge datamodeller
• bygge virksomhetsarkitektur
• beskrive prosesser
• beskrive tjenester
• beskrive kommunen
• dele data mellom fagsystemer

Hvorfor er det viktig med et felles språk?

1. Det støtter datadeling: Når informasjon ikke lenger er et dokument, men en fragmentert kode, og vi skal hente ut og dele den koden med kartverket eller skatteetaten, da trenger både avsender og mottaker å bruke samme merkelapp, eller samme språk.

2. Kravene til internkontroll, sikkerhet og tjenesteutvikling øker. For å jobbe systematisk med dette, trenger organisasjonen et felles tjenestekart som svarer ut hva som er de lovpålagte oppgavene og hvilke ressurser de krever.

3. Det støtter virksomhetsarkitektur: Et felles språk som er maskinlesbart og som setter hele virksomheten i en struktur, kan brukes til å beskrive prosesser, tjenester og datamodeller.

Funksjonsbasert klassifikasjon for arkivene

Mens de som har digitaliseringsansvar eller sitter tett på informasjonsforvaltning enkelt kan begynne å bruke klassifikasjonen med det samme, må arkivene kanskje endre vaner og tankesett.

- Tradisjonelle arkivkoder har vært nødvendige for å gjenfinne dokumenter og saksmapper. Med elektroniske arkiver og mange søkemuligheter er ikke det lenger et behov en arkivkode trenger å oppfylle. Gjenfinning gjøres ved enkle søk og ved å bruke objektkoder, som fødselsnummer, navn og organisasjonsnummer.

- Arkivkodene kan i stedet brukes til å gruppere like handlinger. Og dette kan gjøres i det handlingen skjer, direkte i fagsystemet der dokumentasjonen oppstår, det vil si intern arkivering.

- Arkivet får en utvidet rolle ved å ta ansvar for dokumentasjonen fra den oppstår til den kommer til arkivet.

Konklusjon

For kommunale arkiver er funksjonsbasert klassifikasjon ikke bare en anbefalt metode, men også en investering i bedre dokumenthåndtering, økt effektivitet og fremtidssikring. Ved å innføre funksjonsbaserte K-koder, sikrer kommunene at deres dokumentasjon oppfyller lovkrav, støtter datadeling og gjør informasjon tilgjengelig for alle som trenger den. Det er på tide å oppdatere arkivpraksisen for å møte morgendagens utfordringer.